Ihre Abwesenheitsnotiz in Outlook für geschäftlich Zwecke

Guten Tag!

Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro ist am 12. Oktober 2021 wieder besetzt. Bis dahin wird Ihre Nachricht nicht gelesen und auch nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen ist unser Service-Center gerne für Sie da: service@mustermann.de, Tel. +43 3456 7654.

Mit freundlichen Grüßen

Franz Mustermann

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Abwesenheitsnotiz für den Urlaub mit Hinweis auf eine Vertretung

Einen schönen guten Tag!

Ich bin bis einschließlich 26.8.2021 nicht im Büro erreichbar. Ihre E-Mails werden während dieser Zeit nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Kollegin Maria Müller: Tel. 0664-12345-56 und m.mueller@mustermann.de.

Am 27.8.2021 bin ich wieder für Sie da!

Beste Grüße,

Sabine Mustermann

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Abwesenheitsnotiz für den Urlaub ohne Hinweis auf eine Vertretung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin am Montag, den 11. Oktober 2021, wieder im Büro erreichbar. Eingehende E-Mails kann ich derzeit nicht lesen und werde diese erst nach meiner Rückkehr bearbeitet.

Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an unseren Kundendienst unter der Telefonnummer 0931-752 880.

Mit freundlichen Grüßen

Sabine Mustermann

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Abwesenheitsnotiz mit Hinweis auf die mobile Erreichbarkeit

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Sie erreichen mich bis einschließlich 25.11.2021 nicht im Büro. Gerne kümmere ich mich nach meiner Rückkehr um Ihre Anfrage.

Möchten Sie mich schon vorher sprechen? Dann hinterlassen Sie mir bitte eine Nachricht auf dem Handy unter 0987/231-234.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihre Sabine Mustermann

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Abwesenheitsnotiz für eine automatische Weiterleitung an eine Vertretung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Sie erreichen mich bis zum 18.11.2021 nicht im Büro. Während meiner Abwesenheit werden Ihre Nachrichten automatisch an meine Vertreterin Anna Müller weitergeleitet Sie können Frau Müller unter der Telefonnummer 0546/65-35-265 und unter der E-Mail-Adresse a.mueller@mustermann.de kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihre Sabine Mustermann

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Anwesenheitsnotiz für Ostern

Sehr geehrte Damen und Herren,

besten Dank für Ihre Nachricht. Zu den Osterfeiertagen gönnt sich unser Team eine kurze Auszeit. Am 4. April sind wir wieder mit neuem Elan für Sie da. Gerne beantworten wir ab diese Zeitpunkt Ihre E-Mail.

Herzliche Ostergrüße sendet Ihnen

Franz Mustermann

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Anwesenheitsnotiz für Weihnachten und Neujahr

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Zu den Weihnachtstagen und zum Jahreswechsel gönnt sich unser Team eine kurze Auszeit.

Am 4. Januar 2022 sind wir wieder mit neuem Schwung für Sie da. Gerne beantworten wir ab diese Zeitpunkt Ihre E-Mail. Ein frohes Fest und einen guten Start in das neue Jahr wünscht Ihnen

Ihr Franz Mustermann

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Automatische Nachricht für die Mitteilung einer neuen E-Mail-Adresse

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ab sofort erreichen Sie mich unter der neuen E-Mail-Adresse s.mustermann@mustermann.de. Bitten passen Sie Ihre persönlichen Kontakte entsprechend an. E-Mails an meine alte Adresse werden nur zeitlich begrenzt weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihre Sabine Mustermann

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Automatische Nachricht in englischer Sprache für die Mitteilung einer neuen Adresse

Dear Sir or Madam,

My new email-address is

s.mustermann@mustermann.de.

Please update your contacts. Automatic forwarding of my former email-address is limited in time.

Best regards,

Sabine Mustermann

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Abwesenheitsnotiz in englischer Sprache

Dear Sir or Madam,

thank you for your message. I will be out of the office until 27th of September 2021. You can reach me directly on my mobile: +43 650 2712629.

If you need immediate assistance, please contact my colleague Franz Müller (phone: 03543-667 4453; e-mail: f.mueller@mustermann.de). Your message will not be forwarded automatically. Thank you very much.

With best regards

Sabine Mustermann

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Vorlagen für die Abwesenheitsnotiz in Arztpraxen

Mustertext für den Urlaub bei Vertretung durch einen niedergelassenen Kollegen

Liebe Patientinnen, liebe Patienten,

Am 23. und 24. Oktober 2021 (Donnerstag und Freitag) ist unsere Praxis geschlossen. Ab dem 27. Oktober 2021 sind wir ab 9:00 Uhr wieder für Sie da.

Die Hauptvertretung übernimmt Herr Dr. Hans Mustermann. Ihre Mail an ihn wird unter der Adresse mustermann@arzpraxis.de weitergeleitet.

Bei Urlaub oder Nicht-Erreichbarkeit unserer Praxis halten wir außerdem engen Kontakt zu folgenden Kollegen: Name, Fachrichtung, Adresse, Telefonnummer, Webadresse.

Bei Notfällen während der Nacht oder an Wochenenden und Feiertagen hilft Ihnen außerdem der Ärztliche Notdienst unter der bundesweit einheitlichen Rufnummer 116 117. Über den ärztlichen Bereitschaftsdienst können Sie einen diensthabenden niedergelassenen Arzt (also keinen Notarzt) in Ihrer Nähe finden.

Selbstverständlich ist in lebensbedrohlichen Notfällen auch der Rettungsdienst unter der folgenden Telefonnummer für Sie erreichbar: 112 (Euronotruf, ohne Vorwahl).

Für Ihre Nachricht bedankt sich

Ihre Dr. Karin Musterfrau

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Mustertext für den Urlaub mit Praxisvertretung

 Liebe Patientinnen und Patienten,

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Unsere Praxis möchte das ganze Jahr für Sie da sein. Um Ihnen auch während meines Urlaubs die gewohnte Betreuung bieten zu können, werde ich durch eine qualifizierte Kollegin vertreten: Dr. Karin Musterfrau wird Sie vom 23. Mai bis 14. Juni 2021 während der gewohnten Sprechstundenzeiten betreuen.

Bitte beachten Sie: Ihre E-Mail wird nicht an Dr. Karin Musterfrau weitergeleitet!

Bei Notfällen während der Nacht oder an Wochenenden und Feiertagen hilft Ihnen außerdem der Ärztliche Notdienst …

Ihr Dr. Klaus Mustermann

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Outlook Mustertext für die Abwesenheit wegen Fortbildung

 Liebe Patienten,

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich besuche zurzeit eine Fortbildung. Da ich in einer Einzelpraxis tätig bin, muss ich am 23. und 24. Mai 2021 (Donnerstag und Freitag)  meine Praxis schließen. Ab dem 27. Mai 2021 bin ich ab 9:00 Uhr wieder für Sie da. Ich bitte um Ihr Verständnis!

Die Hauptvertretung übernimmt Herr Dr. Hans Mustermann …

Ihre Dr. Karin Musterfrau

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Mustertext für den eingeschränkten Betrieb

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre Nachricht! In der Zeit vom 23. bis 24. November 2021 (Donnerstag und Freitag)  ist nur Dr. Karin Mustermann in unserer Gemeinschaftspraxis ärztlich tätig. Wir können daher nicht so viele Patienten behandeln wie üblicherweise. Selbstverständlich möchten wir dennoch in allen akuten Fällen helfen. Wir bitten Sie aber, für alle aufschiebbaren Anliegen einen Termin nach dieser Zeit zu vereinbaren!

Ihr Dr. Hans Mustermann

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Mustertext für den Urlaub ohne Vertretung

Guten Tag,

Danke für Ihre Nachricht! Vom 6. August bis 15. August 2021 bin ich im Urlaub und nicht erreichbar. Ich kann Ihre Mail daher erst ab dem 16.8.2021 lesen und bearbeiten.

In dringenden Notfällen wenden Sie sich bitte an: …

Ab dem 16.8.2021 bin ich meiner Praxis gerne wieder für Sie da!

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Dr. Karin Musterfrau

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So werden Ihre E-Mails zum Erfolgsfaktor

Die Kommunikation via E-Mail wird mitunter stiefmütterlich behandelt. Dabei kann sie wertvolle Dienste leisten, wenn es darum geht, Kunden an das Unternehmen zu binden.

Die E-Mail ist als Zeiträuber und „Trojanisches Pferd“ für unerwünschte Werbebotschaften ins Gerede gekommen. Doch wer Geld und Mühe in einen Internet-Auftritt steckt, sollte die Früchte dieser Arbeit nicht so einfach ungenutzt lassen. Der Kontakt via E-Mail kann optimal für die Kundenbindung genutzt werden.

Die Schwächen im E-Mail-Response liegen nach den Erfahrungen von Marketing-Experten primär in der Antwortgeschwindigkeit und in der Identifizierung der antwortenden Person. So ist oft ist nicht ersichtlich, von wem die Antwort auf eine elektronische Nachricht stammt. Besonders negativ empfinden die Empfänger eine automatische Antwort aus vorgefertigten Textbausteinen, wenn dieser nicht zu einem späteren Zeitpunkt ein persönliches Schreiben folgt, das konkret auf die Anfrage eingeht.

Die E-Mail ist zudem ein schnelles Medium. Wer eine elektronische Nachricht verschickt, erwartet eine rasche Antwort. Untersuchungen zeigen, dass Rückmeldungen, die länger als ein bis zwei Werktage auf sich warten lassen, als verspätet beziehungsweise unhöflich empfunden werden. 

Tipps für die erfolgreiche E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens 

  • Feedback- und Kontaktmöglichkeiten sind an prominenten, gut sichtbaren Stellen der Website platziert. Die Kontaktaufnahme per E-Mail ist einfach organisiert.
  • Die Kommunikationsform E-Mail ist gut in den Arbeitsprozess integriert: Elektronische Nachrichten werden genau so zuverlässig beantwortet wie die Briefpost. Das heißt, dass auch für die Bearbeitung der elektronischen Post Zeit eingeplant werden muss.
  • Bei allgemeinen Anfragen via Website gehen diese an eine zentrale „Sammelstelle“ und nicht direkt in die Mailbox der einzelnen Mitarbeiter, wo sie vielleicht bis zum St. Nimmerleinstag liegen bleiben. Eine klare Kompetenzverteilung sorgt dafür, dass einlangende E-Mails durch fix dafür verantwortliche Mitarbeiter betreut werden. Sie schauen sich mindestens einmal pro Tag alle einlangenden Mails an, sortieren und beantworten sie nach Möglichkeit und leiten, falls nötig, komplexe Fragen als „Chefsache“ weiter.
  • Bei längerer Abwesenheit informiert eine automatisch erzeugte Nachricht über die Dauer und (falsch gewünscht) den Grund der Abwesenheit.
  • Die Antwort auf Anfragen erfolgt nach Möglichkeit innerhalb von 24 Stunden. Sollte das nicht möglich sein, wird der Absender der E-Mail über die Verzögerung informiert (z.B. bei Urlaub durch eine automatisch generierte Abwesenheitsnotiz).
  • Eine regelmäßige Motivation der Mitarbeiter sorgt dafür, dass E-Mail-Kontakte als Chance und nicht als eine lästige Pflicht oder gar Störung gesehen werden.
  • Die Antworten auf die E-Mail-Anfragen sind personalisiert (zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Müller“), höflich, umfassend und leicht verständlich.
  • Der Inhalt der Mails wird auf korrekte Rechtschreibung geprüft.
  • Das „Betreff“-Feld wird genützt, um eingehende Nachrichten nach Thema und Dringlichkeit zu sortieren.
  • Sehr dringliche Meldungen werden nicht nur per Mail weitergeleitet, da technische Störungen Verzögerungen von mehreren Tagen bringen können. Auch das Anfordern einer Empfangsbestätigung hilft dabei, wichtige Nachrichten sicher zu versenden.
  • Berufliche und private E-Mail-Adresse sollten getrennt sein. Das verringert die Gefahr eines peinlichen Irrläufers.
  • Umfangreiche, datenintensive E-Mails können die Leitungskapazitäten des Empfängers sprengen und sollten daher nur nach Absprache verschickt werden.
  • E-Mails im RTF-Format können keine Makroviren übertragen. Mit Exe-Dateien haben die meisten E-Mail-Empfänger keine Freude. Jedes ausführbare Störprogramm kann enorme Schäden am Rechner anrichten. Derartige Anhänge sollte man daher nur nach vorheriger Absprache versenden!

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